Επαναλαμβανόμενα τιμολόγια για πάγιες αμοιβές και συνδρομές: ρυθμίστε μία φορά
Αν χρεώνετε τους ίδιους πελάτες το ίδιο ποσό κάθε μήνα, τα επαναλαμβανόμενα τιμολόγια γλιτώνουν ώρες και δεν αφήνουν τιμολόγια να ξεχνιούνται.
Λογιστές με μηνιαία αμοιβή, εταιρείες πληροφορικής με συμβόλαια συντήρησης, ιδιοκτήτες ακινήτων, εταιρείες καθαρισμού, διαφημιστικά γραφεία με πάγια αμοιβή: πολλές επιχειρήσεις στην Κύπρο στέλνουν στους ίδιους πελάτες το ίδιο τιμολόγιο κάθε μήνα. Με το χέρι είναι αργό, και το τιμολόγιο που ξεχνιέται είναι χρήματα που δεν εισπράττονται ποτέ. Τα επαναλαμβανόμενα τιμολόγια λύνουν και τα δύο.
Πώς λειτουργούν
Δημιουργείτε ένα τιμολόγιο μία φορά και λέτε στο πρόγραμμα πόσο συχνά θα επαναλαμβάνεται: κάθε μήνα, κάθε τρίμηνο, κάθε χρόνο ή με δική σας περίοδο. Από εκεί και πέρα κάθε νέο τιμολόγιο δημιουργείται στην ώρα του με νέο αριθμό από την κανονική σας σειρά και στέλνεται με email στον πελάτη, χωρίς καμία ενέργεια από εσάς.
Όλα τα υπόλοιπα μένουν κανονικά. Κάθε τιμολόγιο είναι κανονικό φορολογικό τιμολόγιο στις αναφορές πωλήσεων και ΦΠΑ, ο πελάτης το βλέπει στην πύλη του, οι υπενθυμίσεις φεύγουν αν δεν πληρωθεί, και καταχωρίζετε την πληρωμή όταν έρθει.
Τι ρυθμίζετε
- Το πρώτο τιμολόγιο, με τις γραμμές, τις τιμές και τον ΦΠΑ ακριβώς όπως πρέπει να εμφανίζονται κάθε φορά.
- Πόσο συχνά επαναλαμβάνεται: μηνιαία, τριμηνιαία, ετήσια ή με δική σας περίοδο.
- Πόσες φορές, αν η συμφωνία έχει τέλος, όπως ένα συμβόλαιο 12 μηνών. Αφήστε το ανοιχτό αν ισχύει μέχρι να ακυρωθεί.
- Τους όρους πληρωμής, ώστε κάθε τιμολόγιο να έχει πραγματική ημερομηνία λήξης.
Συμβουλή: Γράψτε στην περιγραφή της γραμμής ποια περίοδο αφορά, για παράδειγμα «Μηνιαία υποστήριξη», και κρατήστε την ημερομηνία του τιμολογίου στην αρχή κάθε περιόδου. Οι πελάτες εγκρίνουν πολύ πιο γρήγορα ένα τιμολόγιο όταν βλέπουν με μια ματιά τι καλύπτει.
Λάθη που πρέπει να αποφύγετε
- Ξεχασμένες αλλαγές τιμής. Όταν συμφωνείτε νέα αμοιβή, ενημερώστε το επαναλαμβανόμενο τιμολόγιο πριν δημιουργηθεί το επόμενο, όχι μετά.
- Σειρά που συνεχίζει μετά το τέλος του συμβολαίου. Ορίστε τον αριθμό επαναλήψεων ή σταματήστε τη σειρά τη μέρα που ο πελάτης ακυρώνει.
- Έκτακτη δουλειά μέσα στο επαναλαμβανόμενο τιμολόγιο. Χρεώστε την επιπλέον δουλειά σε ξεχωριστό τιμολόγιο, ώστε το επαναλαμβανόμενο να μένει προβλέψιμο.
- Λάθος έγγραφο. Αν ο πελάτης πληρώνει πριν ξεκινήσει κάθε περίοδος, ίσως θέλετε πρώτα προτιμολόγιο και το φορολογικό τιμολόγιο μετά την πληρωμή· ρωτήστε τον λογιστή σας τι ταιριάζει στη δική σας συμφωνία.
Στο ToLogistiko
Κάθε τιμολόγιο μπορεί να επαναλαμβάνεται· ανοίξτε το και ορίστε στο Επαναλαμβανόμενο τιμολόγιο; την περίοδο που θέλετε. Κάθε νέο τιμολόγιο δημιουργείται και στέλνεται στην ώρα του, και μπορείτε να σταματήσετε τη σειρά οποτεδήποτε. Λεπτομέρειες θα βρείτε στο κέντρο βοήθειας, στα επαναλαμβανόμενα τιμολόγια, και τα υπόλοιπα στην τιμολόγηση.
Με λίγα λόγια
Αν στέλνετε το ίδιο τιμολόγιο κάθε μήνα, κάντε το επαναλαμβανόμενο: ορίστε μία φορά τις γραμμές, την περίοδο και τις επαναλήψεις, κρατάτε τις τιμές ενημερωμένες και αφήστε τα τιμολόγια να φεύγουν μόνα τους.
