Προτιμολόγιο ή φορολογικό τιμολόγιο; Πότε χρησιμοποιείτε το καθένα
Το προτιμολόγιο ζητά πληρωμή· το φορολογικό τιμολόγιο καταγράφει την πώληση. Πότε χρησιμοποιείτε το καθένα και γιατί η διαφορά μετράει για τον ΦΠΑ.
Πολλές επιχειρήσεις στην Κύπρο ζητούν πληρωμή πριν παραδώσουν: προκαταβολή για παραγγελία κατά παραγγελία, πλήρη εξόφληση πριν τα εμπορεύματα φύγουν από την αποθήκη, προκαταβολή πριν ξεκινήσει ένα έργο. Το έγγραφο γι' αυτό το αίτημα είναι το προτιμολόγιο. Μοιάζει με τιμολόγιο αλλά δεν είναι, και η σύγχυση των δύο δημιουργεί προβλήματα με τον ΦΠΑ.
Τι είναι το προτιμολόγιο
Το προτιμολόγιο είναι αίτημα πληρωμής πριν οριστικοποιηθεί η πώληση. Δείχνει στον πελάτη ακριβώς τι πληρώνει: είδη, ποσότητες, τιμές και ΦΠΑ. Συχνά είναι αυτό που χρειάζεται η τράπεζα ή το λογιστήριό του για να πληρώσει.
Τι δεν είναι:
- Δεν είναι φορολογικό τιμολόγιο, οπότε δεν μπαίνει στις πωλήσεις ούτε στη δήλωση ΦΠΑ σας.
- Δεν δίνει στον πελάτη δικαίωμα να ανακτήσει ΦΠΑ.
- Δεν δημιουργεί οφειλή στα βιβλία σας μέχρι να γίνει πραγματικά η πώληση.
Συμβουλή: Γράψτε καθαρά «Προτιμολόγιο» στην κορυφή, δώστε στα προτιμολόγια δική τους αρίθμηση και προσθέστε μια φράση όπως «Το παρόν είναι προτιμολόγιο και δεν αποτελεί φορολογικό τιμολόγιο». Έτσι δεν υπάρχει αμφιβολία ούτε για τον πελάτη ούτε για όποιον ελέγξει τα αρχεία σας.
Πότε χρησιμοποιείτε το καθένα
| Περίπτωση | Έγγραφο |
|---|---|
| Ζητάτε πληρωμή εκ των προτέρων, πριν την παράδοση | Προτιμολόγιο |
| Προσφορά που ο πελάτης πρέπει ακόμη να αποδεχθεί | Προσφορά |
| Τα αγαθά ή οι υπηρεσίες παραδόθηκαν, ή εισπράξατε | Φορολογικό τιμολόγιο |
| Διόρθωση τιμολογίου που έχει ήδη σταλεί | Πιστωτικό σημείωμα |
Τη στιγμή που ο πελάτης πληρώνει ή παραδίδετε, η πώληση έχει γίνει, και τότε εκδίδετε το φορολογικό τιμολόγιο. Παίρνει αριθμό από την κανονική σειρά τιμολογίων σας και μπαίνει στη δήλωση ΦΠΑ εκείνης της περιόδου.
Πώς το εξοφλημένο προτιμολόγιο γίνεται τιμολόγιο
Η πρακτική ρουτίνα:
- Στείλτε το προτιμολόγιο με δικό του αριθμό, για παράδειγμα PRO-00012.
- Όταν έρθει η πληρωμή, εκδώστε το φορολογικό τιμολόγιο για τα ίδια είδη.
- Καταχωρίστε την πληρωμή στο φορολογικό τιμολόγιο.
- Κρατήστε στο τιμολόγιο σημείωση για το προτιμολόγιο από το οποίο προήλθε, ώστε η διαδρομή να φαίνεται και προς τις δύο κατευθύνσεις.
Με το χέρι σημαίνει να ξαναγράφετε κάθε γραμμή και να κρατάτε σωστά δύο σειρές αρίθμησης. Στο ToLogistiko ένα προτιμολόγιο γίνεται φορολογικό τιμολόγιο με ένα κλικ, κρατά τη σύνδεση με το προτιμολόγιο και σας πηγαίνει κατευθείαν στην καταχώριση της πληρωμής. Τα προτιμολόγια δεν μπαίνουν ποτέ στις αναφορές πωλήσεων και ΦΠΑ μέχρι να μετατραπούν. Διαβάστε τον οδηγό για τα προτιμολόγια.
Με λίγα λόγια
Με το προτιμολόγιο ζητάτε χρήματα, με το φορολογικό τιμολόγιο καταγράφετε την πώληση. Κρατήστε τα προτιμολόγια σε δική τους σειρά, μην τα βάζετε ποτέ στη δήλωση ΦΠΑ και εκδίδετε το φορολογικό τιμολόγιο μόλις πληρωθείτε ή παραδώσετε.
