Προετοιμασία για τον λογιστή σας: μια μηνιαία ρουτίνα
Μια μηνιαία ρουτίνα μισής ώρας που κρατά σε τάξη τιμολόγια, αποδείξεις και πληρωμές, ώστε το τέλος του τριμήνου και του έτους να μην είναι τρέξιμο.
Οι περισσότεροι λογιστές στην Κύπρο θα σας πουν το ίδιο: το πιο δύσκολο στη δουλειά τους δεν είναι ο φόρος, είναι η αναμονή για τα χαρτιά. Όταν τα αρχεία φτάνουν πλήρη και στην ώρα τους, οι δηλώσεις ΦΠΑ γίνονται πιο γρήγορα, το κλείσιμο της χρονιάς κοστίζει λιγότερο και παίρνετε συμβουλές όσο ακόμη μπορούν να αλλάξουν κάτι.
Δείτε μια ρουτίνα που θέλει περίπου μισή ώρα τον μήνα.
Κάθε εβδομάδα: καταχώριση όσο δουλεύετε
Η ρουτίνα λειτουργεί μόνο αν τα βασικά γίνονται μέσα στον μήνα:
- Τιμολόγια: εκδίδετέ τα από το πρόγραμμα τιμολόγησης όσο κάνετε τη δουλειά, ώστε το καθένα να αριθμείται και να καταγράφεται τη στιγμή που υπάρχει.
- Πληρωμές: όταν έρχονται χρήματα, καταχωρίστε τα αμέσως στο σωστό τιμολόγιο, με την αναφορά της τράπεζας.
- Έξοδα: καταχωρίστε το καθένα με την κατηγορία του, το ποσό πριν τον ΦΠΑ και τον συντελεστή, και επισυνάψτε την απόδειξη. Μια φωτογραφία την ίδια μέρα είναι καλύτερη από μια ξεθωριασμένη απόδειξη που βρίσκετε στην πόρτα του αυτοκινήτου τρεις μήνες μετά.
Συμβουλή: Φωτογραφίστε τις αποδείξεις τη στιγμή που τις παίρνετε. Με το Scan & Fill η φωτογραφία συμπληρώνει το έξοδο για εσάς: προμηθευτή, ημερομηνία, ποσό, ΦΠΑ και κατηγορία.
Μία φορά τον μήνα: ο έλεγχος των 30 λεπτών
Την πρώτη εργάσιμη του μήνα, περάστε τον προηγούμενο μήνα:
- Τιμολόγια: τιμολογήθηκαν όλες οι δουλειές που κάνατε; Ψάξτε για δουλειά που παραδόθηκε αλλά δεν χρεώθηκε ποτέ.
- Πληρωμές: συγκρίνετε τις καταχωρισμένες πληρωμές με την κατάσταση της τράπεζας. Υπάρχει κάτι στην τράπεζα που δεν καταχωρίστηκε; Κάτι καταχωρισμένο που δεν ήρθε ποτέ;
- Έξοδα: συγκρίνετε την κατάσταση κάρτας και τράπεζας με τα καταχωρισμένα έξοδα. Κάθε πληρωμή της επιχείρησης πρέπει να έχει πίσω της ένα έξοδο και μια απόδειξη.
- Απλήρωτα τιμολόγια: δείτε τι έχει λήξει και ζητήστε το.
- Ερωτήσεις: σημειώστε οτιδήποτε ασυνήθιστο (μια μεγάλη αγορά, ένα δάνειο, ένα νέο είδος εσόδου) για να ρωτήσετε τον λογιστή σας.
Στο τέλος κάθε τριμήνου
Μετά τον μηνιαίο έλεγχο του τελευταίου μήνα του τριμήνου, στείλτε στον λογιστή σας:
- τις αναφορές πωλήσεων και φόρων του τριμήνου,
- την αναφορά εξόδων με τις αποδείξεις,
- τη λίστα με τις ερωτήσεις σας.
Κάντε το την πρώτη εβδομάδα μετά το κλείσιμο του τριμήνου και ο λογιστής σας έχει όλο τον μήνα μέχρι την προθεσμία του ΦΠΑ. Για τις ημερομηνίες, δείτε εγγραφή στον ΦΠΑ και δηλώσεις.
Κάντε το εύκολο να το μοιράζεστε
Η πιο απλή λύση είναι να δώσετε στον λογιστή σας δική του πρόσβαση με δικαίωμα ανάγνωσης σε τιμολόγια, πληρωμές, έξοδα και αναφορές. Βρίσκει ό,τι χρειάζεται όποτε το χρειάζεται, και σταματάτε να εξάγετε λογιστικά φύλλα. Στο ToLogistiko προσθέτετε τον λογιστή σας ως χρήστη με ακριβώς τα δικαιώματα που επιλέγετε· δείτε πρόσκληση της ομάδας σας.
Με λίγα λόγια
Καταχωρίζετε τιμολόγια, πληρωμές και έξοδα όσο γίνονται, αφιερώνετε 30 λεπτά τον μήνα για έλεγχο με την τράπεζα και στέλνετε τις αναφορές του τριμήνου την πρώτη εβδομάδα μετά το κλείσιμό του. Ο λογιστής σας θα σας ευχαριστεί, και θα φαίνεται και στην αμοιβή του.
